做個令人興奮大叫的WOW計劃

轉載自 Cheers 雜誌: 做個令人興奮大叫的WOW計劃
要辦一些活動或做一些事情.. 可以試著照內文說到的步驟試著做做看..
並且要記得.. 勇敢點.. 勇往直前就對了~~ 🙂


以下內容完整轉載自 Cheers 雜誌: 做個令人興奮大叫的WOW計劃

做個令人興奮大叫的WOW計劃

文/顏和正
2000年4月 CHEERS雜誌
三十年前,機器設備自動化像一場寧靜革命,改變了藍領階級的生活。三十年後,另一場革命又悄悄上演。這一回,主角是電腦、網路、電子商務,被影響的則是辦公室的白領階層。
革命的結果,是工作被重新定義。傳統層級式的公司組織決定一個人的職權和工作內容;然而在新經濟中,公司組織逐漸扁平化,跨越傳統層級架構的「專案經理人(project leader)」逐漸出頭,過去層層交辦的模式將逐漸沒落。現在,要成功,就要有能力做出「wow計畫(wow project)」:就是能令人叫出「哇」一聲、感到驚嘆興奮的計劃。

wow計畫的四個標準

但是,到底什麼是wow計畫? 你要如何知道自己的點子是不是會讓人振奮的計劃呢?不妨用下面的四個標準來判斷:
首先,要了解這個計劃的價值。是否值得做投入?你必須問一連串的問題,包括「我關心的是什麼」、「對公司和對我而言,什麼東西是重要的」、「公司現在最迫切的需要在哪裡」等等。
一個最大膽、最精采也最有影響力的計劃,往往來自公司最急切的需求。它可能是一個新產品,一個突破性的廣告,也可能是後勤體系或服務方式的改變。這些專案計劃都會在未來令人念念不忘,大家都想要參與這個計劃,或者至少也要拿到為這個計劃所做的紀念T恤!
所有的wow計畫,特別是那些會影響未來的關鍵計劃,無一不與情感相連,無一不令人血脈賁張、興奮莫名。沒有熱情,就不可能做一個轟轟烈烈的計劃。信任你的情感、聆聽你的心,它們會告訴你:這個專案計劃是否會讓你脈搏加快,讓你想用全副熱情去參與。
其次你必須認知到,沒有任何計劃是太平淡無趣、而不能成為一個wow計畫的。所有專案都有可能成為wow計畫,關鍵在於你是否能把熱情投注其中,進而把一個原本無趣、沒搞頭的計劃,轉變成一個難得的機會。
舉清理倉庫為例:一般人都以為清理倉庫是一件無聊的事,然而一個聰明的專案經理人,卻可以把這件事也變成一個wow計畫。怎麼說?
這位專案經理人不認為這個計劃只要把亂七八糟的倉庫整理好就夠了;相反地,他看到的是倉庫組織的規劃問題。倉庫負責從供應商入料到成品出貨間的整個流程,這位經理人找來一些人研究這個問題,最後,一個原本被認為無趣簡單的庫房清理計畫,變成了公司內部物流系統的全盤重新規劃。

讓看似平淡的計畫成為目光焦點

再看看希格蓋爾公司(Siegel & Gale Inc.)執行副總艾茨孔恩(Irene Etzkorn)的例子。
一九九○年,她接了加拿大IBM公司的案子,負責重新設計IBM販賣租賃印表機的合約。不過,艾茨孔恩的團隊並不把這個案子看成只是重新設計一份原先醜陋雜亂的合約,而是將它界定為重新思考IBM與客戶關係的案子。他們想的不只是如何讓這紙販售雷射印表機的合約變得更好看、更清楚,更進一步去思考IBM究竟要如何看待它與客戶之間的關係。
結果艾茨孔恩的團隊重新設計的合約,很清楚地說明IBM與客戶的義務,讓客戶看到合約之後,能夠很快做出簽約與否的決定,既節省時間,也提昇販售效率。另一方面,這份合約也更符合IBM高科技、高效率的品牌形象。
該如何把一個看似平淡的計劃轉變成wow計畫?艾茨孔恩提出一些建議:面對一個計劃,不要只聽客戶說的,那可能只是表面而非問題根源。要看得更遠、想得更深。IBM也許只想要艾茨孔恩重新設計一張合約,艾茨孔恩想的卻是如何藉此來幫助IBM提高業績和公司形象。
同時也不要自我設限,以為這個計劃只會牽涉到自己的部門。事實上,當你看得遠、想得深時,計劃範圍自然就會擴大,原先以為不相關的部門,也可能成為關鍵的角色。在IBM的例子裡,一開始誰會以為IBM的會計和法務部門,會與公司的業績和行銷有關呢?

不斷觀察,不斷學習

第三個發現wow計畫的方法,就是不斷觀察,把每件事都當成學習的機會。透過不斷的觀察,你就不停地學習,這就是孕育點子的過程,最後自然比較容易想出令人讚賞的計劃。
維京集團(Virgin Group)的總裁里察.布朗遜(Richard Branson)一向以勇於開拓新事業聞名.他的祕訣就是不停觀察,把他看到的東西一一記在筆記本內.在那些數以百計的筆記中,就藏著可能的wow計畫。
不停的觀察也會讓你認知到:即便是小細節也非常重要。譬如一些微小的設計可能並不起眼,甚至不會引起你的注意,可是它們卻發揮了實質的效果。就像街上的路標,你可能不會特別注意到它們的存在,但你卻無時無刻不在使用它們。
第四個找到wow計畫的方法就是迅速提出計劃模型,然後邊做邊修正,在過程中讓模型漸漸塑身成形。最忌諱的就是不斷做紙上練兵,總要等到所有的細節都完美無缺才行動。相反地,在粗略的計劃原型誕生之後,就可以提出來和團隊討論,聽聽其他成員的意見,然後加以逐步修正。
這樣有兩個好處:首先你的計劃會因眾人的智慧而更加完善,其次,透過集體參與的過程,你的計劃會更容易獲得大家的認同。

人窮夢想高

另外,做wow計畫時,要避免太早取得資金。若在一開始就有充足的資金,往往會讓你在沒有壓力的狀況下喪失鬥志。若是資金不足,反而會刺激你不斷修正計劃,使它更完善,以求獲得資金挹注。
另外,太早拿到錢也有可能讓出資者影響你的計劃。最糟糕的狀況就是出資人坐在會議桌上告訴你該怎麼做。所以,做wow計畫的前提就是:「人窮夢想高」!
在做任何計劃時,都可以用下面五個標準來衡量它的價值:是不是夠wow、美不美、夠不夠革命性、有什麼影響、以及有沒有熱情的支持者。我們都了解這些條件的表面意義,可是卻很少在朝九晚五的工作中實際做到。所以,何不將這五個標準寫在一張小卡片?當你接到一個計劃時,就可以依此來評估它究竟是不是一個wow 計畫。

如何推銷你的wow計畫?

在一般關於專案執行的書中,大概都找不到「推銷專案」的概念。一般人以為,一個好點子自然會成為一個wow計畫,事實不然。一個wow計畫的成功,不光靠它本身的妙點子,還得靠你把它推銷出去。
一個成功的專案經理人,要懂得兩個基本的推銷技巧:如何投「好球」,和如何找「球迷」。
「投好球」是什麼意思?假設你在電梯中遇見老闆,只有你們兩人在電梯裡,此刻老闆盯著你,開口問你最近的計劃,你該怎麼辦?只有短短兩分鐘的時間跟老闆說明,你要如何把握良機投出一顆好球?
你可能會口乾舌燥、心跳加速,腦中一片混亂,想盡辦法要讓自己不緊張。但是「投好球」 的重點不在於解除你的緊張壓力,而是如何有效地溝通。你是否能用簡短的重點,綜合說明一大堆麻煩的問題?簡單地說,就是要能清楚扼要地告訴別人,你到底要做什麼。

佈樁尋找基層支持

而「找球迷」又是什麼意思?其實就是佈樁,在基層找到你的支持者。你必須在身邊找到一群人,跟你分享相同的想法與熱情。
你必須忘記傳統的職場政治規則,因為wow計畫的遊戲規則是不一樣的。傳統的規則告訴你:先去找老闆,爭取他的同意,有了老闆的背書,一切就行了。然而做wow計畫時,切忌太早去找老闆,要先做好佈樁的工作,先建立好基層的支持。
先看看周圍有哪些人跟你有著同樣的目標與熱情,哪些人有特別的專長,又有哪些人是在關鍵的部門。把這些人都找來,跟他們溝通,爭取他們的支持。不要擔心老闆的意見,當你已經獲得必要的基層支持時,計畫也自然水到渠成。

不要過度在意敵人

另外,在尋找「球迷」時,也不要浪費寶貴時間與心神去擔心你的敵人。多與敵人溝通,多聽、少辯論,因為在對立中不可能產生共識。先聆聽他們的意見,不停地提問題。藉由聆聽與提問,去了解你的敵人究竟為何反對,同時也藉此讓他們了解你的想法,了解這個計劃背後更崇高的動機,以及未來的願景。
切記不要「貼標籤」,不要假設某個部門的人就一定會有某種特定的習慣或立場。譬如不要以為會計部的人就只會照章行事、沒有創造力。如果這樣「貼標籤」,你不僅無法改變他們的想法,甚至還會錯失一些很棒的工作夥伴。
然而,若你已經盡了力,卻仍無法改變敵人的想法,那就忘記他們吧。不論你怎麼做,總會有人不贊成。你所能做的就是組織好「球迷」,然後專心一致進行你的wow計畫。

三項要領與三個大忌

你已經找到了wow計畫,也成功的把它推銷出去,現在到了執行的階段,你該如何做?有三項要領與三項大忌是要注意的。
三個要領是:「快做快修正」、「謹守進度表」和「快樂的做」。「快做快修正」就是不要等到一切細節都設想得完美無缺後才開工,因為你不可能一次就完成一個偉大的計劃。所有的理論都是在試驗和錯誤中逐漸走向完善,wow計畫也不例外。你應該盡快的提出一個原型架構,然後邊做邊修正。
惠普(HP)就是如此。當他們要推出新產品時,會先把產品的原型放在桌上,讓所有的人去看,提出意見,然後再修改。愈快得到他人的建議,就能愈快調整你的計劃,進而讓計畫更完善。
第二個要領是「謹守進度表」。今天要做什麼,明天要做什麼;這個星期和下個星期呢?用簡明清楚的方式提醒大家現在的進度,譬如在公佈欄上張貼公告。
同時,你也必須懂得「十五分鐘會議」的藝術。每天都要開一個全員必須出席的會議,時間不必長,但是可以讓每個人報告自己的工作進度,或是提出幫忙的要求。如果CNN可以在三十分鐘的早會中,決定一整天的新聞報導內容,你一定可以在十五分鐘內開好一個進度會議。

讓事情變得好玩

最後,要讓事情變得好玩,要快樂地做,讓大家的熱情與鬥志不會隨著時間與壓力而熄滅,最簡單的方式就是慶祝──所有的成績,小至僅僅是完成了今天的進度,或大至一項重要突破,都同樣值得慶祝。暫停工作來慶祝一番,不見得一定要辦個大規模的舞會,也可以只是一個簡單的聚會,重點是要讓大家互相打氣加油,快樂地做這項計劃。
而三個要領的背後,也有三個大忌,就是:「別光說不做」、「別停止推銷」和「別喪失熱情」。不要光是討論卻不動手。只是動嘴皮子,就等於紙上練兵,沒有功效。也不要總是在開會,那樣到頭來,你只會在公司內部花太多的時間,反而沒有跟市場上的客戶接觸。
在執行的過程中,也要不斷推銷你的計劃。你必須不斷與其他人溝通,尋求更多的支持者。在你尋找點子的階段,也許會找到五個志同道合的夥伴,然後在推銷計劃的階段,你找到了十五個認同你的支持者;那麼在執行階段,你就要找到四十五個願意助你一臂之力的人實現計劃。所以,你一定要不停的推銷,擴大你的「球迷群」。
最後,絕對不要喪失熱情。在執行過程中,種種繁瑣事務會慢慢耗損你的熱情,到最後,你所完成的可能只是一個普普通通、最後被歸入檔案櫃的計劃,而不是一個令人激賞的完美計劃。所以,要快樂的做,要感覺有趣、好玩,讓開始時的熱情一直持續下去。

如何面對交棒時刻?

經過長時間的奮戰,你總算完成了wow計畫。也許是一個新產品在市場上大放異彩,或者公司因為新的配銷系統而業績增加。無論如何,一切辛苦有了代價。現在,該是交棒讓其他人來負責這個計劃每日運作的時候了。
為什麼?因為你可能不適合做這種重複性、規律性高的工作。拿創業家和經理人做比喻,你就是那個創業家。你擅於發掘點子,懂得如何打仗,也有能耐應付其中的情緒起伏;可是你卻不見得像一個經理人那樣,有應付零碎重複性工作的本領。
你更有可能感到厭倦。在這麼一段長時間的工作後,你或許會根本不想再碰任何相關的工作。
此外,更重要的交棒理由是,你要重新去找新的點子去創造另一個新的wow計畫。
然而,交棒並不容易。花這麼久的時間全神貫注做一件事,你一定會對這個計劃有感情。要一下子鬆手,並不容易。

歡喜熱鬧交出棒子

這時候,你可以辦一個告別舞會,熱鬧的慶祝一番。寫一份報告,紀錄整個過程,把團隊中每一個人的貢獻都記錄下來。寄一封感謝函給幫助過你的人,包括你的團隊成員和那些「球迷」。祝福你的繼任者,給他一個好的開始,不要讓別人以為沒有你就做不下去。只有如此,這個計劃才能長久延續。
這也是做自我評量的最佳時刻。真正的成功不光在於計劃的完成,也在於你是否能從這個經驗中學習成長。回想一下,你中途所犯的錯,是不是代表你在某個領域的能力不足?而你的長處何在,你真正的興趣又是什麼呢?透過這樣的自我評估,你更能了解自己,也更能知道自己以後的方向。
此時也就是你開始準備下一個wow計畫的時候了。


關於 Tsung

對新奇的事物都很有興趣, 喜歡簡單的東西, 過簡單的生活.
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