開會手冊》會議 別超過兩小時

開會手冊》會議 別超過兩小時
之後開會計時一下好了~ 🙂


轉載自 : 開會手冊》會議 別超過兩小時
【聯合新聞網 孫蓉萍】
「開會開這麼久還做不出結論!」很多上班族都會碰到這種狀況,與會的人萬般無奈又無力解決,因此懷疑會議主持人的能力。究竟要怎麼開會才能提高效率呢?
「怎樣的會最無聊?」被問到這個問題,一定有人回答「會議太冗長」。只要不是特別重要的會議,不少人都在會議進行中打瞌睡。
聯合公司東京總務部長岡本讓說:「會議時間最好不要超過兩小時。」岡本讓去年夏季開始參與東京總公司喬遷計畫,今年5月搬遷完成前,每天都有開不完的會。有時開一次沒辦法做出結論,儘管如此,他開會還是不超過兩小時,因為根據他的經驗,兩小時是一個人集中注意力的極限,「在疲憊時做出的結論通常都是錯的」。
會議主持人必須留心會議進行狀況,發現與會者的討論偏離主題時,要立刻拉回正題。這樣還是無法討論出結果時,主持人可以要求相關人員第二天做出結論。
有些會議的問題出在沒人發言,反應不佳。事先把題目細分成幾個子題,與會者就比較容易貢獻自己的智慧。佳能銷售公司的須賀重之認為,決定會議成功與否的因素中,七成來自事前的準備,因此他特別重視開會通知的內容,會明確告知與會者這項會議的主題、目的等,這樣與會者提供意見的質與量都會大幅提升。
主持人也要先做功課。讓與會者當場才思考、發表意見,效率會非常低。如果主持人讓與會者發表自己針對主題事先想好的結論,就容易歸納各方意見。
除了會議當中的努力,事前也要多溝通。賓得士公司安全部長松下宏說:「召開會議時,事前的溝通很重要。」先告知主題是理所當然的,而且最好是具體的題目,不要太過空泛。此外,與會者最好不要老是固定的幾個人,因為這樣結論往往有偏頗之虞。松下宏就常找新進員工開會,他們受公司影響的程度還不深,容易提出新鮮的意見。
(取材自日經產業新聞)


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