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匯報數字一定要有的三個準備(Insight)

在公司開會常常會有很多投影片(ppt)、Excel 等等,都有一堆的數字,但是這些數字到底有什麼用?要怎麼解讀呢?

  • 註:這是我覺得公司主管、報告者必備技能,其他人也是慢慢需要學會的必備技能

匯報數字一定要有的三個準備(Insight)

不管任何資料,純粹一堆數字,都是資料,要解讀過才能稱為資訊,但是要怎麼解讀?此篇文章講得非常清楚。

  1. 對比同期、其他品類、大盤均值
  2. 標註突出數字,了解原因和預估未來走勢
  3. 每張報表要有洞察(要有總結、結果,更重要的是接下來要怎麼處理)

下述摘錄自此篇:這才是老闆想看到的 Excel 報告!向上匯報數字,一定要有 3 個準備

沒有insight的 Excel 報表就無用!把握 3 點準備報告

這樣的情況不是特例。我時常看到有人準備報告時,沒有以聽眾的角度去思考問題,覺得有出報表,包含數字、項目、月份,大家應該都看得清、讀得懂,但這種沒有洞察(insight)的報表,對管理者來說是空洞且沒用的。

帶著 Excel 報表去匯報時,建議準備以下 3 點,讓你的老闆一讀就懂:

  1. 對比同期、其他品類、大盤均值
    • 沒有比較的數字,就看不出優劣。在準備報表時,一定要標上同期對比(周、月、年)及大盤平均。比如,「XX 產品這個月的業績是 XX」應改為說明「XX 產品這個月有 XX% 的增長,對比其他產品有超 XX% 的>增長,遠高於大盤增量。」明確釋放出產品賣得很好的訊息。
  2. 標註突出數字,了解原因和預估未來走勢
    • 報表裡最高及最低的數一定要標出來,比如紅色表示最低,綠色表示高漲,並事先準備好原因,分析這個起降是否合理、原因、後續的可能變化。
  3. 每張報表要有洞察
    • 每張報表提出 1-3 點總結,這個總結就是你從這些數字裡看到的洞察。這個洞察不只是結果,更重要的是接下來(and then?) ,讓老闆知道如何維持好的表現,壞的又該如何補救。

數字是死的,洞察是活的,一張報表沒有你的輸入(input),就是一張沒意義的表格,如何在數字中找到你的發現,衍伸成你的行動計畫,這才是主管想看到的。

Tsung: 對新奇的事物都很有興趣, 喜歡簡單的東西, 過簡單的生活.
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